نوشتن ایمیل درخواست بازخورد
درخواست بازخورد گامی مهم در رشد شخصی و حرفه ای است. چه به دنبال بازخورد در مورد یک پروژه باشید، چه به دنبال انتقاد سازنده، یا به دنبال راه هایی برای بهبود خود هستید، نوشتن یک ایمیل برای درخواست بازخورد می‌تواند یک رویکرد موثر باشد.
مرحله 1: هدف ایمیل خود را تعیین کنید قبل از نوشتن ایمیل، ضروری است که هدف درخواست بازخورد خود را روشن کنید. آیا به دنبال بازخورد در مورد یک پروژه خاص هستید، به دنبال ورودی کلی در مورد عملکرد خود هستید، یا درخواست پیشنهاداتی برای بهبود دارید؟ تعریف واضح هدف به شما کمک می کند تا ایمیل خود را به طور موثر ساختار دهید.
مرحله 2: گیرنده مناسب را شناسایی کنید در نظر بگیرید که چه کسی مناسب‌ترین فرد برای ارائه بازخورد مورد نظر شما است. این می‌تواند یک سرپرست، همکار، مربی یا حتی یک مشتری باشد. اطمینان حاصل کنید که فردی که انتخاب می کنید دانش و تجربه مربوط به درخواست شما را دارد.
مرحله 3: یک خط موضوع واضح و مختصر بسازید خط موضوع ایمیل شما باید به وضوح هدف پیام شما را بیان کند و توجه گیرنده را جلب کند. آن را مختصر و مشخص کنید تا احتمال باز شدن و خواندن ایمیل شما افزایش یابد.
مرحله 4: با یک سلام مودبانه شروع کنید ایمیل خود را با یک تبریک مودبانه شروع کنید و گیرنده را با نام او خطاب کنید. این به ایجاد لحن مثبت کمک می کند و به زمان و تخصص آنها احترام می گذارد.
مرحله 5: زمینه را ارائه دهید در پاراگراف آغازین، به طور خلاصه توضیح دهید که چرا دست به دست می شوید و زمینه را در مورد پروژه یا منطقه ای که در آن به دنبال بازخورد هستید، ارائه دهید. این به گیرنده کمک می کند تا پیشینه و اهمیت ورودی خود را درک کند.
مرحله 6: در مورد درخواست خود دقیق باشید به طور واضح بیان کنید که به دنبال چه نوع بازخوردی هستید. مشخص کنید که آیا به دنبال برداشت های کلی، پیشنهادات خاص یا هر دو هستید. هرچه دقیق تر باشید، بازخورد مفیدتر و مرتبط تر خواهد بود.
مرحله 7: سؤالات متفکرانه بپرسید برای هدایت فرآیند بازخورد، سؤالات خاصی بپرسید که به نگرانی ها یا زمینه های بهبود شما می پردازد. این به گیرنده کمک می کند تا بازخورد متمرکز و عملی ارائه دهد. در نظر داشته باشید که سؤالاتی با پایان باز بپرسید که پاسخ های دقیق را تشویق می کند.
مرحله 8: ابراز قدردانی و پیشنهاد متقابل در پاراگراف پایانی، قدردانی خود را از وقت و توجه آنها ابراز کنید. به آنها بگویید که بازخورد آنها چگونه برای شما مفید خواهد بود و چگونه برنامه ریزی می کنید آن را اجرا کنید. علاوه بر این، با ارائه بازخورد یا کمک به هر طریقی که می‌توانید، به او لطف کنید.
37 نکته برای نوشتن یک ایمیل موثر با درخواست بازخورد
- در طول ایمیل خود مودب و حرفه ای باشید.
- ایمیل خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
- از یک موضوع واضح استفاده کنید که هدف ایمیل شما را منعکس کند.
- ایمیل خود را با آدرس دادن به گیرنده با نام شخصی سازی کنید.
- زمینه ای را برای کمک به گیرنده در درک اهمیت بازخورد خود ارائه دهید.
- به وضوح بیان کنید که به دنبال چه نوع بازخوردی هستید.
- سوالات خاص و مرتبط را برای هدایت فرآیند بازخورد بپرسید.
- از سؤالات باز برای تشویق پاسخ‌های دقیق استفاده کنید.
- پذیرای انتقاد سازنده باشید و از حالت تدافعی بپرهیزید.
- از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا زبان پیچیده اجتناب کنید.
- قبل از ارسال ایمیل خود را برای اشتباهات دستوری و املایی تصحیح کنید.
- از امضای ایمیل حرفه ای با اطلاعات تماس خود استفاده کنید.
- ایمیل خود را روی یک موضوع اصلی یا درخواست بازخورد متمرکز کنید.
- از طولانی کردن یا طولانی کردن ایمیل خود برای گیرنده خودداری کنید.
- از لحن دوستانه و گفتگو با حفظ حرفه ای بودن استفاده کنید.
- در صورت وجود، از دستورالعمل‌ها یا اولویت‌های خاص ارائه‌شده توسط گیرنده پیروی کنید.
- از طرح فرضیات یا سؤالات اصلی که ممکن است بازخورد را مغرضانه کند، خودداری کنید.
- مطمئن شوید که ایمیل شما دارای ساختار و پاراگراف‌ها و سرفصل‌های واضح است.
- از نقاط گلوله یا لیست‌های شماره‌دار برای منظم‌تر و خوانا کردن ایمیل خود استفاده کنید.
- اگر گیرنده برای پاسخ دادن به زمان نیاز دارد صبور باشید و درک کنید.
- از ارسال ایمیل خود در زمان‌های شلوغ یا نامناسب برای گیرنده خودداری کنید.
- در ابراز قدردانی از وقت و بازخورد خود صادق باشید.
- به هر طریقی که می‌توانید، پیشنهاد کمک کنید یا نفع خود را متقابل کنید.
- از مثبت و بهینه استفاده کنیدلحن ثابت در سراسر ایمیل شما.
- از ناامید شدن یا بیش از حد نیاز به بازخورد بپرهیزید.
- ایمیل خود را بر اساس ترجیحات یا رابطه گیرنده با شما سفارشی کنید.
- از آداب ایمیل مناسب، از جمله سلام‌های مناسب و علامت‌گذاری استفاده کنید.
- ایمیل خود را حرفه ای نگه دارید، حتی اگر رابطه نزدیکی با گیرنده دارید.
- از استفاده از زبان مبهم یا درخواست های مبهم برای بازخورد خودداری کنید.
- اسناد یا فایل‌های مرتبطی را که درخواست بازخورد شما را پشتیبانی می‌کنند، پیوست کنید.
- مراقب زمان گیرنده باشید و ایمیل خود را مختصر اما آموزنده نگه دارید.
- از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید که نشان دهنده نام یا سازمان شما باشد.
- از استفاده از حروف بزرگ، علامت تعجب، یا شکلک ها در ایمیل خود اجتناب کنید.
- اگر در بازه زمانی معقول پاسخی دریافت نکردید، مؤدبانه پیگیری کنید.
- به درخواست‌های محرمانه‌ای که گیرنده در رابطه با بازخورد آنها ارائه می‌کند، احترام بگذارید.
- از ارسال ایمیل های انبوه برای درخواست بازخورد خودداری کنید. در عوض هر پیام را شخصی کنید.
- قبل از زدن دکمه ارسال، یک بار آخر ایمیل خود را تصحیح کنید.
پیروی از این مراحل و نکات به شما کمک می کند تا با حفظ حرفه ای بودن و احترام به زمان و تخصص گیرنده، یک ایمیل موثر بنویسید و بازخورد بخواهید.
